はじめに
皆さん、こんにちは！
ビジネスの場で封筒が多く使用されるのは請求書を送るとき。
請求書に限った話ではないですが、実は封筒にもビジネスマナーを踏まえた書き方が存在します。
今回は請求書の封筒に書くべき内容や書き方、注意しておきたい点などを解説！
請求書を手書きで作成した場合の注意点についてもまとめています。
相手先の印象や信頼にも関わることなので、もう知っている方も復習を兼ねてぜひ参考にしてみてください！
目次
請求書を送付する封筒の書き方（表面）
請求書を送付する封筒は縦書き・横書きどちらでも問題ありません。
しかし、封筒の向きによって宛先の書き方は異なるので要注意！
ここでは記載する項目ごとに縦書き・横書きの各書き方を解説します。
請求書は会社の取引を左右する重要なビジネス書類でもあるので、郵便事故は避けるように注意しましょう。
また、請求書に限ったことではないですが、相手先に失礼なことをしてしまい、評価を下げてしまうこともあります。
封筒の書き方を分かっている方も、ここで振り返り、再度正しい封筒の作り方をおさらいしていきましょう！
宛先の郵便番号と住所
郵便番号を書く枠の右端から、一文字分のスペースを開けて会社所在地を都道府県から記入します。
郵便番号が入っていれば都道府県は分かりますが、重要書類の場合は丁寧に都道府県から記入することがおすすめです。
特に重要なビジネス書類を発送する場合は、封筒に正確な情報を記載しましょう。
記載ミスは郵便事故の原因になるだけでなく、取引先企業に対して失礼にあたるため、契約書等を再度確認して郵送しましょう。
縦書きの場合
横書きの場合
宛先の会社名・部署名・担当者名
宛名は住所の横に、会社名・部署名・役職名・担当者名の順で書きます。
受け取る相手の名称を中央にし、少し大きめの字で書きましょう。
所在地の頭から一文字下げて、宛先の名称を記入します。
この時、会社の名称の「株式会社」や「有限会社」は略さないのがマナー！
部署や担当者名を宛先とする場合は、右側に同じ書き出しをし、所在地の位置とのバランスを見ながら会社名を記入してください。
担当者個人の名前を宛先とする場合は、名前の上に役職をつけ一行で記入しましょう。
在中など敬称の使い分け
会社や部署が宛先の場合は「御中」、個人宛ての場合は「様」と敬称は必ず書きましょう！
敬称はビジネスマナーの中で、最も間違いやすく、相手に見つけられやすいミスです！！
書き終えた後も再度チェックを行ってくださいね！
※担当者の氏名が正確にわからない場合は部署や係を分かる範囲で詳しく記入し、「ご担当者様」と記入。
「請求書在中」の記載位置
請求書を同封して送る際は、受取人が一目で請求書が同封されていることを確認できる位置に表示する必要があります。
一般的に「請求書在中」の記載位置は、封筒が縦書きの場合は表面の左下、横書きの場合には表面の右下に記入します。
請求書を送付する封筒の書き方（裏面）
縦書きの場合
横書きの場合
送り主の郵便番号と住所
縦書き
封筒の裏面に継ぎ目がある場合：封筒の中央より少し上、右側に郵便番号を左詰で横書きに記載します。住所は郵便番号の左下に一文字分空けた位置から書きましょう。
継ぎ目がない場合：封筒の左下に郵便番号を左詰め・横書きで記載し、住所は郵便番号の右下から一文字空けた位置に左詰めで書き始めましょう。
横書き
請求書を入れる封筒の中央糊付けの下、二行程空けた位置から書き始めましょう。
この際、郵便番号と住所は一行ずつ書いてください。
送り主の会社名・担当者名
縦書きの場合：郵便番号と住所の左側に一文字分空け、会社名と担当者名を書きます。
横書きの場合：住所から一行下げて会社名・担当者名の順に、一行ずつ記載しましょう。
担当者名は住所より一回り大きいサイズで書くのがポイントです！
送付日
縦書きの場合：封筒の左上部、糊付けで封筒を閉じた箇所から二文字程度空けた位置に和暦で書きましょう。
横書きの場合：封筒の中央糊付け辺りの箇所の下、郵便番号の上に算用数字で書きましょう。
〆（封字）
〆（封字）とは、未開封であることを示すために封筒の綴じ目に書く印のことです。
途中で開封されていないことを示す大事な印になります。
請求書を入れ、糊付けした箇所の中央に「〆」の交差する部分がくるように書くのがポイントです！
請求書を送付する封筒の色やサイズの選び方
請求書を送付する封筒のサイズ
請求書を送付するには、長形3号（長3）か角形2号（角2）の封筒が適しています。
各サイズの特徴を踏まえて、使い分けることがオススメです。
長形3号（長3）
長形3号は定形郵便物の中でも、最大サイズの封筒になります。
A4サイズの書類を三つ折りにして入れられるため、請求書の送付以外にも、納品書や領収書、見積書など様々な書類の送付で使用されています。
厚さ1cm以下、重量50g以下であれば、定形郵便として郵送が可能になります！
角形2号（角2）
角型2号は定形外郵便物に該当し、A4サイズの書類を折らずに入れることができる封筒です。
そのため請求書以外にも履歴書・職務経歴書・契約書といった重要書類の郵送に使用されることが多いサイズになります。
こちらは最大で4kgまで郵送できますが、定形外となりますので、事前に郵送料を確認することをオススメします。
請求書を送付する封筒の色
請求書を送付する封筒の色に、明確なルールはありません。
しかし、送付先の担当者が封筒を見てすぐに中身を把握できるよう、住所や宛名、「請求書在中」の記載が分かりやすい、白色か薄い青色といった封筒を使うのが望ましいです。
ビジネス封筒の色やサイズについてもっと知りたい方は『【履歴書の封筒】ビジネス封筒の正しいサイズとカラーの選び方』の記事も参考にしてみてください！
請求書を封筒で送付する際の注意点
上記で解説したポイント以外にも、封筒で請求書を送る際に注意しておきたいことがあります。
送付状（送り状）の同封
請求書を郵送する際は送付状（送り状）を同封するのがマナーです！
送付状のサイズは請求書のサイズと合わせてA4サイズが良いでしょう。
記載内容は宛先・日付・差出人・挨拶文・請求書の概要を必ず書くようにしましょう。
また、請求書の記載ミスや、誤発送を防ぐ意味もあるため、忘れずに用意することが大切です！
請求書を送付する切手の料金
切手の料金は封筒のサイズや紙の枚数により変わるため、郵送する前に必ずチェックしてください。
（※今回は2024年7月時点の料金を掲載。）
長形3号サイズの封筒：定形郵便物の扱いとなり、重量が25g以内なら84円、50g以内なら94円になります。
角形2号サイズの封筒：定形外郵便物となり、重量が50g以内なら120円、100g以内なら140円、150g以内なら210円になります。
まとめ
請求書を送る封筒の正しい書き方は、ビジネスシーンでは取引を円滑に行うための重要な要素です。
数多くの郵便物の中から、重要書類である請求書入りの封筒を見つけてもらえるようになるべく分かりやすく工夫をし、取引相手の業務がスムーズに進むよう配慮することもマナー。
取引相手の印象や信頼を損なわないためにも、こういったマナーを知るのも大切ですので上記のポイントをしっかり抑えておきましょう。
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