はじめに
近年、プライバシーや個人情報の扱いがますます厳重化されています。
ビジネスシーン、プライベート関係なく個人情報の記された書類などを発送する際は、中身が透けて見えないように注意することが大切！
今回は封筒で書類を送る際の『個人情報を守るための具体的な方法』を紹介していきます！
目次
個人情報における封筒のリスクと対策
封筒の個人情報の取り扱いにおいて、一番のリスクは封筒が透けて不特定多数の人に中身を知られてしまうことです。
ここでは封筒を使って個人情報を送る際に起こりうるリスクと、今すぐ実践できる対策について整理します。
中身が透けるリスクへの対策
書類の文字が透けることで名前や金額といった個人情報が意図せず第三者に見られてしまうケースがあります。対策としては下記が挙げられます。
- 内側に地紋が入った封筒を使う
- 白地でも透け防止加工が施された封筒を選ぶ
- 複数枚の用紙で厚みを出して封入する
- 折り方を工夫し、文字面を内側に折る
中でも「内地紋入り封筒」は法人利用でも広く採用されている安全性の高い封筒です。
誤配・開封リスクへの対策
封筒が開きやすい構造だったり、配送中に封が外れてしまうと書類が他人に見られてしまう恐れがあります。
これを防ぐにはしっかりと封ができる加工を選ぶことが推奨されます。
- 両面テープ付きの封筒
- アラビアのりや糊付き封筒
“封筒”で守れる個人情報
内側に地紋のある封筒
「内地紋」は封筒の内側の全面に連続したパターン模様を入れることで中の書類の文字を判読できないようにすることができる封筒です。
請求書などの伝票や個人情報が含まれる書類を送る封筒には「内地紋」を印刷したものが多く使用されます。
オリジナル地紋として使われる紋様は様々ですが、どの紋様も透けにくさは変わりません。ちなみに、既製品の内地紋には千鳥格子が採用されています！
またオーダーメイドの場合は、会社のロゴなどのオリジナル地紋を使用することも可能！
色のついた封筒
封筒の透け感には紙の色や透明度が関係しています。
特に「色のついた紙」は透明度が高いほど光の透過を抑えることができるので透けにくい！
他にも封筒中面にグレーや表面同系色でベタ印刷している封筒も透けにくく作られており、人気のパステルカラーの封筒を使いたい方にもおすすめです！
ビジネスで使用される封筒のカラーについては『【ビジネスにも使える！】封筒の種類と色の使い分け』もご覧ください！
不透明加工の封筒
色のついた紙を使用することで、中身が透けないようにする方法はありますが、ビジネスシーンで使用したいのは、主に白を基調とした封筒ですよね。
そういう時は白を使用しても透けない「不透明加工」を施した機能紙を利用しましょう。
見た目は普通の白色の封筒ですが、特殊加工により中身が透けにくくなっています。
東京封筒では透け防止のための不透明封筒や地紋入り封筒などのオリジナル封筒制作も可能です。
詳細は下記のページをご覧ください。
すぐにできるセキュリティ対策
色や紙の素材でも中身を見えにくくすることはできますが、自分でより中身を見えにくくするためには書類の入れ方もポイント。
外から中の内容を見えないようにするためには、文字が印刷されている面を内側にして3つ折りにしましょう！
折りたたむことで紙が重なり厚みが増すことで透けにくくなり、文字も重なるので判別しにくくなります。
他にも書類などを包むように中紙を使用する、内容物と封筒の間に送り状をつけてを挟む、などの方法もあります。
色々と方法はありますが、送る前には、中身が透けて見えないかのチェックをすることが最も大切です！
書類の封入方法によるセキュリティ強化は特に個人情報を扱う業種（病院・金融・保険・行政機関など）で重視されています。
封入作業時の手順や研修を整備しておくこともリスク対策の一環なのでしっかりチェックしておきましょう。
セキュリティ対策できる封筒制作は東京封筒へ
東京封筒では「情報が透けない封筒」「開封されにくい構造の封筒」「個人情報保護を意識したカスタマイズ封筒」など、セキュリティを意識した封筒製作に多数対応しております。
- 会社ロゴ入りの内地紋
- 白ベースでも透けにくい不透明加工紙
- 封緘力の高いのり加工封筒
業種別に適した仕様のご提案も可能ですので、「個人情報を安全に届けたい」「業務で安心して使える封筒を探している」といったご相談もぜひお気軽にお寄せください。
まとめ
東京封筒では、ビジネスでも多く使用される『窓付き封筒』から、特殊な封筒や1mm単位で窓やロゴ、文字の大きさ・位置をカスタマイズできる『窓付きオリジナル封筒印刷』、既存の封筒をそのまま作成できる『これでつくって封筒』など多く封筒を取り扱っております❀
ぜひ、手紙や書類を送る封筒にお困りの際は東京封筒にお任せください！
