はじめに
履歴書やビジネス書類を郵送・手渡しする際に欠かせないのが、封筒の正しい書き方やマナーです。
この記事では前回の記事『【履歴書の封筒】ビジネス封筒の正しいサイズとカラーの選び方』に引き続き、ビジネスで失敗できないマナーである封筒の表裏の書き方や封入方法、封の仕方まで、見本付きで詳しく解説します。
これさえ見れば、あなたももう書類を書く際に迷うことはありません。
目次
封筒の書き方見本
〈企業宛〉
会社などの組織に送るときは「御中」と記しましょう。
企業名の後に部署名がくる場合は「〇〇株式会社××部御中」。
ここで「御中」を重複させないよう要注意！
履歴書などで個人名の指定がない場合は「採用担当御中」など担当名を書きます。
〈個人宛〉
特定の個人に送るときは「様」と敬称を付けましょう。
「御中」と「様」は同じ意味になるので、個人名の前に企業名や部署名がある場合でも「御中」を併用せず、個人名にのみ「様」と記します。
ちなみに、手渡しする場合は当事者同士で受け渡しを行うため、表面に宛先を記入する必要はありません。
ただ、裏面には自分の氏名と住所は必須！
履歴書の場合は応募先企業に誰からの応募書類なのかを示すためなので忘れないでくださいね！！
封筒（裏面）の正しい書き方
封筒の裏面には差出人の情報（住所・氏名）を記載するのが基本マナー。
受取人が不在で返送された際などに備えて、誰からの書類なのかを明確にすることが大切です。ビジネス文書を送る場合、特に信頼性を示すためにも裏面の書き方に気を配りましょう。
差出人情報の記載位置
まず封筒の左下またはフラップ下（中央寄せ）に差出人の住所・氏名を縦書きで記載します。
筆記具は黒インクのボールペンまたはサインペンを使用し、丁寧な文字で書きましょう。 修正液や修正テープの使用は避け、不備のない情報記載を心がけてください。
手渡しの場合も裏面の記載は必要です。
受け取った企業が誰からの書類かすぐに判断できるようにするためです。
ビジネス書類における封筒の裏面記載は「差出人の明記」という信頼性に直結する要素。
特に履歴書や契約書などの重要書類では封筒の外観から誠実さが問われることもあるため、見落としのないよう注意しましょう。
履歴書在中・請求書在中・重要書類在中などの正しい書き方
契約書の封筒に「契約書在中」と書く場合、厳密に決まっている位置はありません。
ただ封筒の記載が縦書きか横書きかによって慣例的に決まっています。
縦書きの場合は左下に縦書きで「○○在中」、横書きの場合は右下に横書きで「○○在中」と書くのが一般的です。
契約書や関係書類を郵送する場合は、宛名に担当部署だけでなく、担当者名まで明記し「契約書在中」と記載して書留等で送りましょう。
実は書留で送付すると、郵便物が紛失するリスクが非常に低くなるのです！
書留について詳しくは下記の記事をご覧ください。
封筒の入れ方
履歴書等を入れる際は、上から順に
「送付状→履歴書→職務経歴書→（その他の書類）」
と重ねます。
記載面を表側にして中央で二つ折りにします。
そのまま封入してもOKですが、無色透明のクリアファイルに入れるのがおすすめ！
雨や汚れ、折り傷から守り綺麗なまま担当者の手に届きます。
最終チェックの後は封筒の表面と書類の向きを揃えて封入しましょう。
しっかりと糊付けして封を綴じ、中央に封字「〆」を黒色で記すのを忘れないようにしてください！
書類の向き
ビジネス文書は、例外を除き特別な理由が無いのであれば、A4の用紙をお選びください。
（※A4サイズで横書きが一般的です。）
複数の用件がある場合は、可能な限り用件ごとに文書を分けるのをおすすめします。
基本的には書類の向きに合わせて封筒に入れます。
縦書きの書類は縦型の封筒に縦向きに、横書きの書類の場合は横型の封筒に横向きに入れましょう。
ビジネス書類の場合は短辺にのりがついている封筒を横向きにして使用する方がおすすめ！
また、書類発送時はほとんどのケースで送付状が添えられます。
書類の向きや文字の方向に合わせて封筒に入れることも大切ですが、送付状がある場合は送付状に合わせて封入した方が良いです！
封筒を受け取り、開封した人が最初に見る書類が送付状なので、1枚目が読みやすいよう入れておくと心遣いが伝わるので大事です。
切手代と最新の郵便料金【2024年10月改定対応】
送りたい封筒のサイズと重さを測り、購入する切手の額を確認しましょう。
| 種類 | 重量 | 料金（円） |
|---|---|---|
| 定形郵便 | 25g以内 | 110円 |
| 定形郵便 | 50g以内 | 110円 |
| 定形外（規格内） | 50g以内 | 120円 |
| 定形外（規格内） | 100g以内 | 140円 |
| 定形外（規格内） | 150g以内 | 210円 |
封筒の料金について詳しくは下記の記事もご覧ください。
東京封筒でビジネス用封筒をもっとスマートに！
東京封筒では、履歴書や契約書送付に最適な「窓付きオリジナル封筒」や、既存封筒をそのまま再現できる「これでつくって封筒」などをご用意。
- ミリ単位でサイズ調整可能
- ロゴ・差出人印刷対応
- 高品質な紙素材と多彩な加工オプション
オリジナル封筒制作に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。
まとめ
ビジネス封筒の正しいサイズとカラーの選び方に続き、ビジネス封筒の正しい書き方・入れ方についてまとめました！
デジタル化が進む時代でも履歴書や重要書類の送付などビジネスシーンではまだまだ使用されることの多い封筒。
ビジネスシーンでの封筒のマナーは、なかなか学ぶ機会がないと思いますので、この記事が参考になったら嬉しいです！
東京封筒の「窓付きオリジナル封筒印刷」や「これでつくって封筒」は用途に合わせ様々なサイズ・色に対応できます。
サイズに関してはミリ単位で変更も可能！
封筒に関してお困りの方は、まずはお問い合わせからご相談下さい。
