はじめに
ビジネスや応募書類のやり取りで目にする「返信用封筒」。
いざ準備するとなると、「書き方はこれで合ってるのかな？」「入れ方にマナーはある？」と悩む方も多いのではないでしょうか？
今回はそんな方に向けて「返信用封筒の正しい書き方や入れ方」のポイントをわかりやすく解説していきます♪
目次
返信用封筒とは？
「返信用封筒」とは相手からの返事や書類の返送をスムーズに受け取るために前に同封しておく封筒のことです。
宛名や切手をあらかじめ用意しておくのが一般的でビジネス文書や就職活動、アンケートの回収など、幅広いシーンで活用されます。
返信用封筒が必要な場面
「返信用封筒」は相手から確実に返送してもらいたい時に使用されます。
例えば企業や団体が書類返送用として同封したり、書類を相手に手間なく返送してもらうために活用されることが多いです。
返信用封筒を用意することで、相手の負担を軽減し、スムーズなやり取りをすることができます！
＜主な使用シーン＞
- 就職活動での書類返送
- 取引先への契約書類の返送
- 会員登録の申請書の提出
- アンケート調査・同意書の回収
返信用封筒の書き方
返信用封筒を用意する際には、正しい書き方を知っておくことが大切！
宛名や差出人の記載位置、切手の貼り方などに不備があると、相手がスムーズに返送できなかったり、届かないといったトラブルの原因になることも….。
ここでは基本的な書き方のルールやマナーをご紹介していきます！
封筒の表面・裏面の書き方について詳しくは『【イラスト付き：ビジネス封筒マナー】正しい書き方から切手の位置、送り方まで』をご覧ください。
返信用封筒の表面の書き方
返信用封筒の表面には、相手が返送する際の宛名（送付先）を記載します。
【縦書きの場合】
右側に郵便番号、中央に送付先の住所と氏名を上から下へ書きます。
役職や会社名は、住所の上、氏名の前に記載します。
【横書きの場合】
左上に郵便番号、その下に住所・会社名・氏名を左から右へ書きます。
氏名の後に「様」を付けるのを忘れずに！
返信用封筒の裏面の書き方
返信用封筒の裏面には、「差出人の情報」を記載します。
封筒の左下または中央下部に、会社名・住所・担当者名・電話番号などを明記。
企業の場合は正式な社名と部署名を記載し、個人宛ての場合はフルネームを丁寧に書きましょう。
万が一、返送ができなかった場合に備え、差出人情報は正確に記載しておくことが大切です！
「切手」は貼るべき？不要なケースも解説
返信用封筒に切手を貼るかどうかは、誰が送料を負担するかによって異なります。
基本的に、返信してもらう側が送料を負担する場合は、切手をあらかじめ貼っておくのがマナーです。就職活動や契約書返送などでは、応募者や取引先に負担をかけないために貼付します。
一方、企業側が送料を負担するケースは「料金受取人払」や「後納郵便」として、切手を貼らずに発送してもらう方法もあります。
※「料金受取人払」：受取側（企業）が送料を負担する仕組みで、あらかじめ郵便局と契約が必要。
「後納郵便」：一定数の郵便物をまとめて送る企業向けの方法。
状況に応じて使い分けましょう！
返信用封筒の入れ方・折り方の注意点
「返信用封筒」はただ同封すれば良いというものではなく、入れ方や折り方にも気を配ることが大切です。
相手にとって取り出しやすく、スムーズに使える状態で入っていることが、ビジネスマナーとして印象にも関わるのでとても大切です！
返信用封筒を同封する際の正しい折り方や向き、注意すべきポイントをご説明します！
封筒の向きと折り方の基本
「返信用封筒」を折る場合は、できるだけ丁寧に、折り目がまっすぐになるよう心がけましょう。
三つ折りにする際は、封筒の窓や印字が隠れないよう向きにも注意が必要。
ビジネスマナーとしては、相手が取り出しやすく、すぐに使える状態で入れるのが基本です。
「封筒の口が開く側」を手前にして書類の上に重ねると、より丁寧な印象を与えられます！
返信用封筒に同封すべきもの
返信用封筒を同封する際は、それ以外にも必要な書類や説明文を添えるケースもあります。
契約書を返送してもらう場合は返信用封筒と一緒に契約書の控えや記入例、返送期限を明記した案内文を同封しましょう。
また、アンケート調査では回答方法や記入上の注意点を記した説明書を添えることで、相手が迷わず対応することができます。
必要な書類をわかりやすくまとめて送ることで、やり取りがスムーズに進み、相手にも好印象を与えることができます。印象・信用問題にも繋がるのでとても大切ですね。
オリジナル返信用封筒を作るなら東京封筒へ
自社名やロゴ入りの返信用封筒を使うことで、企業のブランドイメージ向上や信頼感の強化につながります！
受け取った相手に対してプロフェッショナルな印象を与え、他社との差別化も図れます。
「東京封筒」では、お客様のロゴやデザインを反映したオリジナル返信用封筒の製作を承っております。
特に封筒デザインに関しては、無料でご相談を承りますのでお気軽にご相談ください♪
まとめ
返信用封筒とは、相手に配慮したビジネスマナーの一つです。正しい書き方と入れ方を押さえておくことで、スムーズなやり取りと信頼感のある対応が可能になります。
適切に準備することで、スムーズな返送や信頼感の向上にもつながります。
東京封筒では、企業イメージに合った高品質な返信用封筒の製作をサポートしております。返信用封筒の書き方や選び方でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
