はじめに
みなさん、こんにちは！
東京封筒の企画担当・デザイナーのNozomiです。
就職活動や進学の際に必要となる「成績証明書」。
企業などに提出する重要な書類だからこそ、正しく準備し、適切に送付することが求められますよね！
今回は、成績証明書の役割から提出の仕方、郵送時の注意点まで詳しくご紹介します。
提出先の好印象に繋がるよう、ミスを防ぐためのポイントも解説しますので、ぜひ参考にしてください❀
目次
成績証明書とは？
成績証明書は企業や教育機関に提出することで、あなたの学業成績や学習歴を証明できる重要な書類です。
ここでは成績証明書の役割について解説します！
成績証明書の役割
「成績証明書」とは学生や卒業生が得た学業成績を証明する正式な書類です。
成績証明書には個々の授業の成績（例：講義・実習など）、学期ごとの評価（例：GPA、評定平均）、および総合的な成績（卒業要件の達成度など）が記載されています。
就活の際に企業へ提出する重要な書類の1つで、企業はこれを通じて卒業見込みがあるか学習履歴が傾向などを確認します。
成績証明書が必要になるとき
就活の際、成績証明書が必要になるタイミングは企業によって様々です。
成績証明書は学校で発行してもらう必要があるため、必要になる可能性がある場合は早めに準備するようにしましょう！
①1次面接の後
まずは1次面接後のタイミングで、選考の中盤から終盤にかけて提出が求められるパターンです！
就活では最終面接の前に書類を確認し、面接での印象と併せて学校での成績を参考にすることがあります。
また、内定を出したとしても学生が卒業できなければ入社ができないため、最終面接の前後で提出を求めることも多いです。
②内定が決まったとき
次に内定承諾時に、内定承諾書と共に成績証明書を提出するパターンです。
学生側が内定を承諾したあと、企業側も本格的に新入社員の受け入れ準備を進めていきます。
その際に内定を出した学生に「卒業見込みが確実にあるのか」を最終確認として確かめるために要求されます。
成績証明書の提出方法：手渡しと郵送の違い
成績証明書の提出方法には「手渡し」と「郵送」の2種類があります。
それぞれにメリットや注意点があり、状況に応じた適切な方法を選ばなければなりません。
手渡しの場合
成績証明書を選考の途中で提出する場合は面接で「手渡し」することがほとんどです。
この場合は直接担当者に渡せるため、郵送で発生してしまうかもしれない紛失や未着のリスクはありません。
成績証明書を面接で手渡しする際はクリアファイルに入った成績証明書を封筒に入れて持参し、面接が始まった後で封筒の上に成績証明書が入ったクリアファイルを乗せ、採用担当者に手渡しましょう。
成績証明書が最初から厳封されている場合は指示がない限りそのままの状態で提出することが鉄則！
成績証明書は大学が学生の成績を証明する正式な書類です。
重要な書類になるため丁重に扱うことを心がけ、紙1枚のまま提出することがないように注意しましょう。
郵送の場合
内定通知後に成績証明書を提出する場合は「郵送」で対応するのが一般的です。
成績証明書を郵送するときは、手渡しするときと同様に、クリアファイルに証明書を入れてから封筒に収めましょう！
封筒はポストに投函しても特に問題ありませんが、できるだけ郵便局の窓口を利用した方が安心です。
企業から特に指示がなければ「普通郵便」で出してOKです。
また「郵送」で多い失敗は「切手不足」！
郵便局の窓口に持ち込むことで切手不足を防ぐことができ、タイムロスもなく、集荷中に雨で濡れるのを避けられるため、おすすめです。
期限に間に合うよう、余裕をもって準備しましょう！
成績証明書を郵送する封筒の選び方
成績証明書を郵送する際は正しい封筒を選ぶことが重要です！
間違ったサイズ・種類の封筒を使用すると書類が折れてしまったり、正式な書類として受付処理されない可能性も…。
書類を確実に届けるために、成績証明書を安全かつ正しく郵送するための封筒の選び方や正しい送付方法を知っておきましょう。
おすすめの封筒のサイズと種類 – A4サイズなら「角形2号（角2）」
ほとんどの学校で発行される成績証明書は 「A4」サイズ。
そのため成績証明書を入れる封筒は「角形2号（240mm × 332mm）サイズ」がおすすめです。
※成績証明書がA5サイズやB5サイズの場合は、それに合わせたサイズの封筒（例：角形3号、角形4号）を使用すると良いでしょう。
また、成績証明書は折らずに郵送すること！！
端が折れたりしないよう、封筒に入れる前に成績証明書をクリアファイルに入れるようにしましょう。
「角形2号（角2）」サイズ封筒についての詳細はこちらのページをご覧ください。
封筒の色は白がベスト？清潔感を意識して
成績証明書に使用する封筒の色は「白色」がフォーマルで清潔感があり、特に正式な場面ではベスト！
白はシンプルで、清潔感やフォーマルさを与える色です。
他にも無地であれば他の色でも問題はありませんが派手な色や柄がある封筒は、特に重要文書や成績証明書を送る時には避けましょう。
清潔感を保ちつつ、相手に好印象を与えるようにすることが重要です。
成績証明書を封筒に入れる際のポイント
成績証明書は就職活動や進学、資格試験の申請など重要な場面で提出する書類の1つ。
証明書が折れたり汚れたりすると、相手に与える印象も悪くなってしまうことも・・・。
通常は成績証明書を発行する学校側が封入しますが、もしそのままの状態になってしまった場合は下記のポイントに注意してください。
封筒にはクリアファイルを使って入れる
これは他のポイントでも説明しましたが成績証明書を保護し、綺麗な状態で送付するためにはクリアファイルが必須！
相手への好印象にもつながるので書類が折れたり汚れたりしないようクリアファイルを活用しましょう。
「成績証明書在中」を記載する
封筒の表面に「成績証明書在中」と赤字で左下に記入することで、受け取り側が内容をすぐに把握できます。
必要に応じて「折り曲げ厳禁」や「親展」も追加し、受け取り側に重要な書類であることがきちんと伝わるように工夫しましょう！
封をする際は「〆」
封筒の封をした後は封じ目の中央に「〆」と記入します。
※封筒のフラップ（のりづけする部分）の上に書くのが一般的。
「〆」は封がしっかり閉じられていることを示す記号で、「封緘（ふうかん）」の意味があり、開封防止や書類が改ざんされていないことを示しています。
まとめ
いかがでしたか？
成績証明書の提出は就活の大切なプロセスの一部。
適切な封筒の選び方や郵送方法を理解し、企業に好印象を与える準備をしましょう！
また学校・教育機関の就活用のオリジナル封筒を活用することで、より丁寧な対応が可能になります！！
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