はじめに
みなさん、こんにちは！
会社・請求書用封筒を送る際、「宛名」をどう書くか、「請求書在中」をどう記載するか迷ったことはありませんか？
「〇〇在中って絶対書かなきゃダメ？」
「御中と様の違いってなに？」
「面倒だし御中と様を一緒に書いたらいけないの？」
こんな方におすすめ！
今回は、請求書などの大切な書類を送る際の封筒の書き方についてご説明いたします。
書き方やマナーにお悩みの方はぜひ参考にしてくださいね！
目次
会社・請求書用封筒の宛名（御中・様）を書くときのポイント
会社用や請求書などビジネスで扱う封筒の書き方には様々な注意点があります。
ここではそれらの中でも、ミスをしやすい「宛名」について見ていきましょう！
①会社・請求書用封筒の宛先は必ず正式名称で記載する
社名は会社の顔とも言えるほど重要なもの。
間違った表記や略称は失礼にあたるため、会社・請求書用封筒を送る際は、送り先の会社の正式名称を事前に確認しておきましょう。
特に「株式会社」が会社名の前につくか後につくか（前株か後株か）などは事前に確認し、誤字には気を付け、正しく記載しましょう。
②宛先が会社名や部署の場合は「御中（おんちゅう）」
会社・請求書用封筒を送る担当者が決まっていない・分からない場合は、会社宛もしくは部署宛に請求書を送付する必要があります。
その場合は、組織名の末尾に「御中」を記載しましょう。
例：株式会社○○ 御中
株式会社○○ 営業部 御中
一般社団法人○○ 御中
③宛先が担当者など人・個人名の場合は「様」
会社・請求書用封筒を送る担当者が決まっている・分かっている場合は、担当者名（個人名）を担当者宛に記載し請求書を送付します。
このような時は担当者名の最後に「様」を記載します。
例：株式会社○○ 営業部 田中様
一般社団法人○○ 田中様
注意！御中と様は併用しない
担当者が分かっている場合は、「御中」を使わず
「組織名 ＋ 個人名 ＋ 様」
の順番で書きます。
さらに担当者が役職者である場合は、
「組織名 ＋ 部署名・役職 ＋ 個人名 ＋ 様」
の順番で書きます。
会社宛の場合に会社名の最後に使用する「御中」と、宛先が担当者（個人）宛の場合に名前の最後に使用する「様」の併用はできません。
「請求書在中」記載はビジネスマナー
請求書を郵送で送付する際、封筒の「請求書在中」の記載は必須ではありません。
ただ、「請求書在中」を記載することで、受け取った側は請求書が送られてきたことが一目で分かり、他の郵送物と区別しやすくなります。
請求書はビジネスでの取引において重要な書類のため、しっかりと区別ができ、確実に受け渡されるように「請求書在中」と記載するのがビジネスマナーとされています。
ほかにも「親展」や「見積書在中」などがあり、このように封筒の中身がわかるようにする文字を「添え字」もしくは「外脇付け」といいます。
「請求書在中」の書き方
ここでは「請求書在中」のような「〇〇在中」の記載場所を詳しくご説明します。
郵便法などでは記載場所について明確に決められていませんが、一般的に「〇〇在中」の文字を記載する場所は、封筒の左下とされています。
・「請求書在中」を縦書きで書く場合
縦書きで「請求書在中」を記載する場合は、封筒の左下に書くのが一般的です。
また、「〇〇在中」は『外脇付け』として扱われます。
封筒のあて先に添えて、敬意や注意を表現するために使用される言葉『脇付け』より左下となるように書きましょう！！
※脇付け・外脇付け
脇付けとは、手紙を出す相手の宛名に書き添えて、敬意を表す語のこと。
日常生活ではほとんど見ることがなくなってきました。
仕事やプライベートでの使用頻度が高い電子メールや、ビジネス文書、はがき、弔慰状などでは使用しないので注意しましょう。
例：机下や侍史、膝下など
外脇付けとは、手紙や文書・添付書類についての説明や封入物の取り扱い方を封筒に書く語のこと。
封書の内容を事前に知ることができるため、明記しておくと受取人にとって分かりやすくなります。
例：親展や重要、拝答、至急
どちらも封筒や書類の内容や扱い方に関する説明などを表現するために使用される言葉になので、しっかりと確認しましょう！
・「請求書在中」を横書きで書く場合
横書きで「〇〇在中」を記載する場合、基本的には、封筒の左下や右下に記載します。
決まったルールやマナーがないため、人によってさまざまな位置に記載されています。
「〇〇在中」という文字が目立つ箇所に記載されてあれば、特に場所は問われません。
・「請求書在中」の文字色
「〇〇在中」の文字色に関して、特にルールやマナーはありません。
宛名と同じ黒色で記載すると目立ちにくいという点から、「請求書在中」の文字色は、黒色よりも目立つ青色を使用することが多いです。
また、赤色は「赤字」を連想させることから中には忌避する人もいるので避けた方が良いかもしれません。
「請求書在中」を記載するときのポイント
「請求書在中」の書き方などにルールは特にありません。
ただ、よりスムーズにビジネスの取引を行うため、封筒に「請求書在中」と記載する時のポイントを解説します。
①封筒にあらかじめ印刷しておく
自社の名称が記載されていない封筒を使用しているのであれば、あらかじめ「請求書在中」と印字されている封筒を使用するのがオススメです！
「請求書在中」は手書きで記載という決まりはないため、印字を使用することで誤字などのミスの防止や業務の削減に繋がるというメリットがあります。
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②請求書を海外へ送る場合は英語表記で記載
海外へ請求書を送る場合は、「請求書在中」の文字も「INVOICE ENCLOSED」と英語表記で記載しましょう！
海外へ送る郵便物の封筒は横書きが多いため、基本的に封筒の右下に記載することが多いです。
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まとめ
いかがでしたか？
請求書といった重要書類は、取り扱いも変わってきますし、ビジネスシーンではルールやマナーが多いため、困ったり悩むことも多いかと思います。
そんな時はこの記事を利用して頂けたら嬉しいです！
「ビジネス用の封筒が欲しいけど小規模ビジネスだし…」
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