はじめに
ビジネスや応募書類のやり取りで目にする「返信用封筒」。
いざ準備するとなると、「書き方はこれで合ってるのかな？」「入れ方にマナーはある？」と悩む方も多いのではないでしょうか？
今回はそんな方に向けて、返信用封筒の正しい書き方や入れ方、そして気をつけたいマナーをわかりやすく解説していきます。
相手への気配りを形にする返信用封筒。ほんの少しの工夫で、印象も信頼もぐっと良くなりますよ！
目次
返信用封筒とは？
「返信用封筒」とは、相手からの返事や書類の返送をスムーズに受け取るためにあらかじめ同封しておく封筒のことです。
宛名や切手をあらかじめ用意しておくのが一般的でビジネス文書や就職活動、アンケートの回収など、幅広いシーンで活用されます。
返信用封筒が必要な場面
「返信用封筒」は相手から確実に返送してもらいたい時に使用されます。
例えば企業や団体が書類返送用として同封したり、書類を相手に手間なく返送してもらうために活用されることが多いです。
返信用封筒を用意することで、相手の負担を軽減し、スムーズなやり取りをすることができます！
特にビジネスの現場では「相手に負担をかけない準備」がマナーとされるため、このひと手間が信頼を築くきっかけにもなります。
＜主な使用シーン＞
- 就職活動での書類返送
- 取引先への契約書類の返送
- 会員登録の申請書の提出
- アンケート調査・同意書の回収
返信用封筒に使うサイズは、送る書類に合わせて選びましょう。
A4サイズの書類を三つ折りで入れる「長形3号」、折らずに入れる「角形2号」などが定番です。
封筒サイズの詳しい選び方は下記のページをご覧ください。
返信用封筒の書き方
返信用封筒を用意する際には、正しい書き方を知っておくことが大切！
宛名や差出人の記載位置、切手の貼り方などに不備があると、相手がスムーズに返送できなかったり、届かないといったトラブルの原因になることも….。
ここでは基本的な書き方のルールやマナーをご紹介していきます！
封筒の表面・裏面の書き方について詳しくは『【イラスト付き：ビジネス封筒マナー】正しい書き方から切手の位置、送り方まで』をご覧ください。
返信用封筒の表面の書き方
返信用封筒の表面には、相手が返送する際の宛名（送付先）を記載します。
封筒の書き方には「縦書き」と「横書き」がありますが、どちらも共通して見やすく・間違いなく・丁寧にを意識しましょう。
【縦書きの場合】
- 右側に郵便番号
- 中央に送付先の住所と氏名を上から下へ書く
- 役職や会社名は、住所の上・氏名の前に記載
【横書きの場合】
- 左上に郵便番号
- その下に住所・会社名・氏名を左から右へ書く
- 氏名の後に「様」を付けるのを忘れずに
会社宛の場合は「御中」を、個人宛なら「様」を使用します。
混同しやすいポイントですが、ここを正しく書けるだけで丁寧な印象を与えられます。
封筒の書き方については『【イラスト付き：封筒マナー】正しい書き方・切手の位置・入れ方・送り方まで』の記事でも詳しく紹介しています。
返信用封筒の裏面の書き方
返信用封筒の裏面には、「差出人の情報」を記載します。
封筒の左下または中央下部に、会社名・住所・担当者名・電話番号などを明記。
企業の場合は正式な社名と部署名を記載し、個人宛ての場合はフルネームを丁寧に書きましょう。
万が一、返送ができなかった場合に備え、差出人情報は正確に記載しておくことが大切です！
特に企業間のやり取りでは、「差出人がわからない封筒」は信用を損なうこともあります。
シンプルでも構いませんので、社名や部署名、担当者名はきちんと書くようにしましょう。
「切手」は貼るべき？不要なケースも解説
返信用封筒に切手を貼るかどうかは、誰が送料を負担するかによって異なります。
基本的に、返信してもらう側が送料を負担する場合は、切手をあらかじめ貼っておくのがマナーです。就職活動や契約書返送などでは、応募者や取引先に負担をかけないために貼付します。
一方、企業側が送料を負担するケースは「料金受取人払」や「後納郵便」として、切手を貼らずに発送してもらう方法もあります。
「料金受取人払」は郵便局との事前契約が必要ですが、相手の手間を省けるため企業利用が多い方法です。
また「後納郵便」は複数の郵便物をまとめて送る際に便利で、請求書やアンケート回収などにも使われます。状況に応じて、適切な方法を選びましょう。
封筒の料金については、下記の記事で詳しく紹介しています。
返信用封筒の入れ方・折り方の注意点
「返信用封筒」はただ同封すれば良いというものではなく、入れ方や折り方にも気を配ることが大切です。
相手にとって取り出しやすく、スムーズに使える状態で入っていることが、ビジネスマナーとして印象にも関わるのでとても大切です！
返信用封筒を同封する際の正しい折り方や向き、注意すべきポイントをご説明します！
封筒の向きと折り方の基本
「返信用封筒」を折る場合は、できるだけ丁寧に、折り目がまっすぐになるよう心がけましょう。
三つ折りにする際は、封筒の窓や印字が隠れないよう向きにも注意が必要。
ビジネスマナーとしては、相手が取り出しやすく、すぐに使える状態で入れるのが基本です。
「封筒の口が開く側」を手前にして書類の上に重ねると、より丁寧な印象を与えられます！
また、封筒がシワにならないよう、書類の角を合わせて重ねるのも印象を良くするポイント。
「受け取る相手の手間を減らす」ことを意識するだけで、マナーの質が一段上がります。
返信用封筒に同封すべきもの
返信用封筒を同封する際は、それ以外にも必要な書類や説明文を添えるケースもあります。
契約書を返送してもらう場合は返信用封筒と一緒に契約書の控えや記入例、返送期限を明記した案内文を同封しましょう。
また、アンケート調査では回答方法や記入上の注意点を記した説明書を添えることで、相手が迷わず対応することができます。
必要な書類をわかりやすくまとめて送ることで、やり取りがスムーズに進み、相手にも好印象を与えることができます。印象・信用問題にも繋がるのでとても大切ですね。
返信用封筒を送るときのマナー＆よくあるNG例【追加】
返信用封筒は正しく準備しても、**“ほんの少しの違い”**で印象を損ねてしまうことがあります。
ここではよくあるNG例と、その回避ポイントを紹介します。
ありがちなNG例と改善のポイント
- 切手を貼り忘れる（相手に送料負担をかけてしまう）
- 宛名の敬称を誤る（個人宛に「御中」など）
- 差出人を省略する
- 折り方が雑で封筒がシワになっている
- 汚れや折れ跡のある封筒を使う
これらのうっかりミスは、どれも「準備の丁寧さ」で防げます。
返信用封筒は、内容そのものよりも扱い方が印象を決めるアイテム。
一つひとつの所作を丁寧に行うことで、相手に誠実さを伝えましょう。
オリジナル返信用封筒を作るなら東京封筒へ
自社名やロゴ入りの返信用封筒を使うことで、企業のブランドイメージ向上や信頼感の強化につながります！
受け取った相手に対してプロフェッショナルな印象を与え、他社との差別化も図れます。
「東京封筒」では、お客様のロゴやデザインを反映したオリジナル返信用封筒の製作を承っております。
特に封筒デザインに関しては、無料でご相談を承りますのでお気軽にご相談ください♪
まとめ
返信用封筒とは、相手に配慮したビジネスマナーの一つです。正しい書き方と入れ方を押さえておくことで、スムーズなやり取りと信頼感のある対応が可能になります。
適切に準備することで、スムーズな返送や信頼感の向上にもつながります。
東京封筒では、企業イメージに合った高品質な返信用封筒の製作をサポートしております。返信用封筒の書き方や選び方でお困りの方は、ぜひお気軽にご相談ください。
